И так, мы поговорили о процедуре работы с кадровой документацией во время приема нового сотрудника. Можно сказать, что процедура приема сотрудника наиболее сложна, и остальные алгоритмы работы с кадровой документацией являются не такими многоступенчатыми.
Далее мы поговорим об увольнении.
Увольнение мы можем разделить на два типа – увольнение по желанию сотрудника, и увольнение по желанию предприятия. Процедура оформления одного и другого отличается лишь основанием для приказа об увольнении, и текстом самого приказа.
В случае увольнения по желанию сотрудника, от него требуется заявление об увольнении, с подписью его руководителя. После того, как это заявление подпишет руководитель предприятия, оно является основанием для издания приказа об увольнении этого сотрудника. Мы издаем соответствующий приказ, особое внимание уделяя нумерации и датам, регистрируем этот приказ в журнале регистрации приказов, и, после подписи приказа руководителем предприятия и увольняющимся сотрудником, передаем копии приказа и заявления в бухгалтерию (или вносим соответствующие изменения в программу регистрации персонала на компьютере). Так же необходимо сделать запись в трудовую книгу увольняемого сотрудника, на основании подписанного руководителем приказа. Трудовая книга с конечной записью и копиями приказа об увольнении и основанием передается в бухгалтерию (или другим сотрудникам, которые распоряжаются печатью предприятия) для заверения записей в трудовой книге печатью предприятия. После этого в книге учета трудовых книг делается запись о выдаче трудовой книги, и уволенный сотрудник, поставив свою подпись в этом журнале, может забрать трудовую книгу.
Теперь он уволен.
В случае увольнения по инициативе предприятия, основанием к приказу об увольнении служат служебные записки руководителя, протоколы заседаний комиссии, или другие документы, свидетельствующие о грубых нарушениях трудового договора, или государственного законодательства, предполагающие увольнение сотрудника. На основании этих документов (желательно составленных при помощи юриста) издается приказ об увольнении, в котором четко указываются причины увольнения (как впрочем и в других приказах). В остальном процедура увольнения не отличается.
Отпуск.
Отпуск оформляется по тому же алгоритму. Основание для приказа, приказ об отпуске, внесение информации в программу, или передача копий документов бухгалтерии. Нужно заметить только, что основанием для приказа о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска должны быть и заявление сотрудника, и график отпусков, утвержденный ранее.
Перевод.
Насколько вы понимаете, процедура и алгоритм оформления любых изменений примерно одинаковы, и отличаются лишь спецификой документов. В нашем случае (мы говорим о переводе) процедура та же: основание для приказа о переводе, приказ о переводе, передача информации в бухгалтерию. Специфика заключается в том, что заявление о переводе, становится достаточным основанием для издания приказа только после того, как его подпишут и руководитель отдела, из которого сотрудник переводится, и руководитель отдела в который сотрудник переводится, и руководитель всего предприятия.
Таким образом, мы можем заметить, что во всех процедурах работы с кадровой документацией существуют общие тенденции, и отличаются эти процедуры лишь спецификой конкретных документов в конкретных случаях. А во общем любая процедура будет выглядеть как получение основания, издание приказа, донесение этой информации до участников упомянутых в приказе и бухгалтерии.
Mr. HR:
